Rollenkonzept, Favoriten, Benutzermenüs, SMEN_BUFFC

Rollenkonzept mit Hilfe von Favoriten und Benutzermenüs

Beim Erstellen eines Rollenkonzepts kann es sinnvoll sein, herauszufinden, mit welchen Transaktionen Benutzer arbeiten. Hierzu kann man auch die Favoriten der Benutzer ermitteln. Voraussetzung dabei ist natürlich, dass die Benutzer angeleitet werden, die Transaktionen, die sie benutzen auch in die Favoriten des „EASY-ACCESS“ zu stellen.

Nachteile von Benutzermenüs

Man kann für die Benutzer ein sog. Benutzermenü über die Rollenvergabe erstellen, doch hat das bei großen Rollen und vielen Rollen pro Benutzer seine Nachteile.

  • Im Rollenmenü werden standardmäßig die Rollen mit Ihren Transaktionen als Verzeichnisse eingestellt. Dabei kann es zu Mehrfachbelegungen kommen.
  • Auch ist schon vorgefallen, dass sehr große Rollen mit mehreren Tausend Transaktionen sich im Benutzermenü nicht mehr darstellen und sich das Ganze mit einem fast nicht sichtbaren Strich im Menü dargestellt hat.
  • Benutzermenüs machen unter Umständen, die Anmeldung am System langsam, da für den Benutzer nach Eingabe des Logins erst das Menü erstellt werden muss. Das kann in Extremfällen mehrere Minuten dauern.

Vorteil von Favoriten

Da hilft es, wenn der Benutzer auf das SAP-Menü umschaltet und sich für seine von Ihm genutzten Transaktionen Favoriten aufbaut. Vorteilhaft ist hierbei, dass man auf Favoriten einen Up- und Download durchführen kann. Gerade wenn man an mehreren Systemen arbeiten muss, kann man durch einfaches Download auf PC und Upload in einem anderen System seine Favoriten gleich halten.

Dabei gibt es – wie sollte es anders sein – einen kleinen Trick:

Wenn man einen Upload der Favoriten macht, sollte man zunächst die alten Favoriten löschen, sonst muss man umständlich die hochgeladenen Favoriten und die bestehenden abmischen. Und das geht so:

Stellt man die Maus auf den Eintrag „Favoriten“ und klickt rechts, dann hat man die Funktion „alle Favoriten löschen“.

Favoriten
Quelle SAP®

Sodann steht dem Upload der Favoriten vom PC nichts mehr im Wege 🙂

Benutzermenü verbieten

Falls man die Entscheidung trifft, dass nicht mehr mit Benutzermenüs gearbeitet werden soll, kann man dies systemseitig auch unterstützen. Es gibt eine Tabelle USER_SSM, wo man für bestimmte Benutzer einstellen kann, ob sie mit SAP-Menü oder Benutzermenü arbeiten sollen.

Um dem „Systemer“ die Arbeit zu erleichtern, kann man auch generell in der Tabelle SSM_CUST global für das System die Benutzermenüs ausschalten.

Rollenbau / -konzept

Wie kann das alles bei der Realisierung des Rollenkonzepts helfen?

Manchmal ist es sinnvoll, herauszubekommen, mit welchen Transaktionen der Benutzer arbeitet, um damit festzuhalten, wer welche Transaktionen benötigt.

Also könnte man alle Benutzer benachrichtigen, einen Download ihrer Favoriten durchzuführen und diese dem Rollenadministrator zu schicken. Dieser muss dann mühsam aus den *.TXT-Dateien die benutzen Transaktionen herauslösen. Das ist viel Arbeit, weil es so alte Editoren wie Roscoe (auf MVS), Edor, Edt (auf BS2000) vom guten alten Mainframe in der PC-Welt leider nicht mehr gibt. Mit diesen Editoren konnte man in einer Datei spaltenweise Löschanweisungen geben kann. [ Oder kennt jemand noch so einen Editor, der den Funktionsumfang wie die Oldies haben? ]

Es gibt aber noch einen anderen schnelleren Weg: Die Tabelle SMEN_BUFFC
In dieser Tabelle werden die Favoriten gespeichert. Als erleichternde Selektion sollte man das Feld „Reporttype“ mit TR bewerten, dann werden nur Transaktionen angezeigt.

Favoriten
Quelle SAP®

Jetzt hat man eine Liste der Transaktionen, die die selektierten Benutzer benutzen. Man kann diese Liste nun zum Rollenbau benutzen. Leider wird hierbei nicht die Verwendungsart der Transaktionen ersichtlich. Denn man kann auch mit der MM02 ein Material anschauen, ohne explizit die MM03 aufzurufen. Das Recht zur MM03 benötigt man u.U. trotzdem. Auch ob man eine Transaktion nur zum Lesen oder mit Update-Recht benutzt, wird über die erstellte Liste nicht klar. Aber man hat einen Anhaltspunkt, der einem ggf. befähigt, die Erfordernisse einen Benutzers in ein bestehendes Rollenkonzept einzuplanen, mit der Maßgabe: Brauche ich eine neue Rolle für den Benutzer, oder genügt eine vorhandene.

Zugegeben, es ist nur eine kleine Hilfe, doch glaube ich, dass es manchem helfen könnte.

Viel Erfolg
Bernd Klüppelberg

8 Responses to “Rollenkonzept, Favoriten, Benutzermenüs, SMEN_BUFFC”

  1. Hallo Herr Klüppelberg,

    im Notepad++ und vielen anderen neuern Editoren, kann man mit gedrückter ALT-Taste und er Maus einen rechteckigen Block markieren und löschen. Es gehört zwar ein wenig Übung dazu, aber es funktioniert wirklich gut.

    Viele Grüße
    Christian Schüler

  2. Editoren…spaltenweise Löschanweisungen…

    Hallo Herr Klüppelberg,

    ein sehr schöner Editor ist „UltraEdit“, der u.a. den „Spaltenmodus“ unterstützt (ein Tastendruck reicht), und die Dateien können beliebig groß sein!
    UE ist u.a. ein Meister, wenn es um die Eingabe von Programmcode und Syntax-Highlighting geht. Die Sprache ist dabei beliebig frei und wird in einem „wordfile.txt“ konfiguriert (z.B. HTML, PHP, Java, JavaScript, Perl, C/C++, Visual Basic, …, oder eigene wie z.B. ABAP, …)
    Er zeigt Dateien auch im Hex-Modus an, oder eben Binär-Dateien, oder oder oder. Das sind aber nur wenige Highlights; UE kann noch viel viel mehr.
    Auf weitere Tools des selben Herstellers (UltraCompare z.B.) möchte ich ebenso nicht mehr verzichten.
    Und das ganze verfügbar für alle gängigen Plattformen (Win, Mac, Linux, …) mit nur einer Lizenz, zum Schnäppchenpreis (< 100 €, u. es lohnt sich wirklich). http://www.ultraedit-germany.de/
    (30-Tage-Testversionen zum Download)

    Viele Grüße
    Ralf Schröder

  3. Hallo Herr Schröder,
    danke für den Beitrag. Den UE habe ich seit Jahren, nur muss ich sagen, dass ich da einige Schwierigkeiten bei
    Neuinstallation gab, ich habe diesen Editor wegen Rechnerwechsel schon 2 mal bezahlen müssen. Ich werde
    mir jetzt aber mal die .de Auslieferung anschauen.
    Zum Editor kann ich nur sagen, klasse das Dingen.

    Gruß
    Bernd Klüppelberg

  4. Hallo Herr Klüppelberg,

    hier auf meinem Arb.platz-Rechner hab ich noch die 32Bit-Version und hatte bisher nie Probleme, bei Rechner- oder Betriebssystem-Wechsel den UE neu zu installieren und die Lizenz einzugeben. Man muss natürlich die lizenzierte Version neu installieren; und nicht versuchen, den aktuellen Download zu lizenzieren. Das geht natürlich nicht :-).
    Zu Hause benutze ich den UE bestimmt schon 15 Jahre (ich benutze ihn sowohl zum Programmieren wie auch für alle anderen erdenklichen Gelegenheiten) und ich muss sagen: bei dem UE bleibe ich.
    Ich habe gerade auf Ihrer Seite hier gelesen, „Rollen“ zu „download´en“ und für einen anderen Mandanten zu patchen und zu importieren. Für solche Fälle ist der UE ja ideal, weil die Dateigröße z.B. keine Rolle spielt, und auch im Spaltenmodus gesucht u. ersetzt werden kann.
    Als wir auf Sepa umgestellt haben, gab es mit den dtaus-Dateien im xml-Format Probleme (unerlaubte Zeichen laut DFÜ-Abkommen, die aber bei uns in den Stammdaten steckten und somit letztlich auch in der XML-Datei). Mit dem UE war das Problem aber ganz schnell gefunden 🙂
    Aber was erzähle ich…Sie kennen ja den UE und sind ganz offensichtlich auch begeistert :-).

    Viele Grüße aus Kiel
    Ralf Schröder

  5. hallo Herr Klüppelberg
    wir nutzen die Rollen erfolgreich für die Benutzermenus. Wenn ein Benutzer mehrere ähnliche Rollen hat, kann diese Redundanz in der Tabelle SSM_CUST, Eintrag CONDENSE_MENU = YES ausgeschaltet werden.
    (Hinweis 203994).
    Viele Grüsse aus der Schweiz
    René Joller

  6. Hallo Herr Joller,
    jede Rolle, die ein oder mehrere Unterverzeichnisse im Menü hat, wird als Knoten im Benutzermenü dargestellt.
    Das kann länglich werden, wenn der Nutzer viele Rollen hat. Je länger das Benutzermenü ist, um so länger
    dauert die Anmeldung am System. Ich kenne da in einem Fall z.B. mehr als 2 Min. Es sei denn man würde
    die Menüs bei den Sammelrollen pflegen, aber das ist ein enormer Aufwand. Deshalb tendiere ich zu Favoriten,
    wo sich die Benutzer nur die Transaktionen einstellen und sortieren können, die sie auch brauchen.

    Viele Grüße in die Schweiz
    Bernd Klüppelberg

  7. Was wäre denn ihrer Meinung nach das maximum um hohe Anmeldungszeiten zu vermeiden?
    Bzw. wie lang muss denn ein Benutzermenü sein um zwei Minuten zur Anmeldung zu brauchen? 🙂

    Viele Grüße
    Marc

  8. Hallo Marc,
    das kann ich so genau nicht sagen. Aber damals waren es mehr als 500 Einträge. Es gibt ja immer einen
    Unterschied zwischen den Transaktionen, die jemand maximal braucht und denen, die er so oft braucht,
    dass er sie „freiwillig“ in seine Favoriten stellt. 🙂 Warum dann nicht gleich alle die man benutzt?
    Die Favoriten werden in einer Tabelle abgelegt. Das Benutzermenü muss immer erst gebaut werden.
    Was ist schneller?
    Viele Grüße
    Bernd

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