Rollendokumentation, ein oft vernachlässigtes Vorhaben – Teil 2

Rollendokumentation Teil 2

Wie im Teil 1 begonnen, geht es auch in diesem 2. Teil um die Rollendokumentation.

Wenn Sie die Idee aufgreifen, dass die die Rolle in einem Word-Dokument erstellen wollen, und auf einem Laufwerk ablegen wollen, dann ergeben sich hierbei einige Forderungen und Voraussetzungen:

Wenn der Rollenname dem des Worddokuments entsprechen soll, dann müssen Sie auch dafür Sorge tragen, dass man das Worddokument auch speichern kann. D.h. der Rollenname muss als Dateiname des Word-Dokuments auch im Windows speicherbar sein. Damit fallen Gestaltungmöglichkeiten wie „<“ „>“-Zeichen im Rollennamen weg. Der Name der Rolle muss  den Konventionen des Windows-Betriebssystems genügen!

Diese Forderung wirkt sich somit auf Ihr Rollenrahmenkonzept aus. Doch sind Sonderzeichen wie „:“, „>“ oder Klammern wirklich so selbsterklärend, dass sie die Rolle  besser erklären? Man könnte ja „>“ als Zeichen für eine abgeleitete Rolle nach einem Buchungskreis bezeichnen (XXX_DEBIOREN_BUCHH>1000)! Sieht ja interessant aus, doch müssen Sie jedem neuen Admin erklären, dass das „>“-Zeichen die Ableitung einer Rolle bedeutet. Kann man das nicht auch als Typ A einer Rolle darstellen? Also z.B. XXX_A_DEBITOREN_BUCHH_1000 !

Doch kommen wir zum Inhalt unserer Dokumentation:

[Das hier beschriebene Dokumentationskonzept stellt eines von mehreren Konzepten dar, die im Ratgeber:Techniken im Berechtigungswesen mit Beispielen dargestellt werden]

Klar ist, dass Sie für jede Änderung an der Rolle, die ja ggf. durch eine Fehlermeldung, eine Entwicklung erforderlich wird, eine neue Version der Rollendokumentation erstellen sollten.  Sie können dies entweder durch eine neue Word-Datei oder durch eine Versionsabfolge in einem Word-Dokument realisieren. Bei Rollen mit vielen Änderungen werden diese „inside Versionierungen“ aber schnell unübersichtlich, da  Sie fast nur mit blättern in der Dokumentation beschäftigt sein werden, wenn Sie die Historie einer Rolle betrachten wollen.

Bleibt m.E. nur, die Versionen als Dateinamen zu unterscheiden. D.h. Sie gehen von einer Version 01.00 aus und schreiben diese Versionen fort. Man kann sich da ja die alte Releasekennzeichnung von SAP® zunutze machen, in dem man mit der 1. Bezeichnung die Version und nach dem Punkt einen gewissen Korrekturstand .01 bezeichnet. Dies meint, Sie haben einen Dateinamen wie z.B. „XXX_A_DEBITOREN_BUCHH_1000_V03_05.doc“.  Bei neuen Releaseständen des Systems (Patches) und anderen weitgreifenden Änderungen zählen Sie die Versionsnummer hoch, ansonsten den Korrekturstand.

Wir brauchen eine Tabellierung der Transaktionen einer Rolle in der Dokumentation. Dabei sollte die Tabelle nicht nur den T-CODE sondern auch den T-CODE-Text enthalten.  Auch ist es sinnvoll,  eine Spalte Zugang und Abgang einer Transaktion vorzusehen, um deutlich zu machen, was an der Rolle wann  geändert wurde.

Wie können Sie die Transaktionen einer größeren Rolle übernehmen? Es gibt die Transaktion S_BCE_68002041 mit der Sie für eine Rolle die Transaktionen der Rolle auflisten und nach Excel exportieren können. [Menü: Werkzeuge | Administration | Benutzerpflege | Infosystem | Transaktionen ]. Mit ein wenig Aufbereitung in Excel können Sie die Tabelle ins Word einkopieren.

Sie brauchen weiterhin eine Tabelle für die Organisationsebenen der Rolle. Auch diese können Sie im Excel vorformatieren und nach Word kopieren. Auch bei dieser Tabelle sollten Sie Zu- und Abgang dokumentieren.

Zu allererst sollten Sie aber den Sinn und Zweck der Rolle kurz erklären, auch für wen sie erstellt wurde, also z.B.: „Rolle für Zahlungslauf-Einstellungen für Mandant….“. Auch eine kurze Erwähnung der Kritikalität der Rolle, sollte ggf. nicht fehlen. Also eine Information für bspw. den Benutzeradministrator, um zu wissen, wem er die Rolle zuordnen kann.

Kommen wir nun zum Rolleninhalt:

Hier sollten Sie in etwa folgendermaßen vorgehen. Sie fügen bspw. eine Transaktion in das Menü der Rolle in. Dann wechseln Sie in den Expertenmodus der Berechtigungsdarstellung. Hier erhalten Sie den Überblick, was Ihre Änderung bewirkt hat. Und genau das sollten Sie dokumentieren (also alle mit „neu“ bezeichneten B-Objekte!).

Dabei genügt es Bildschirmausschnitte von den Änderungen und Auswirkungen zu machen. Sie sollten den Stand nach Einfügen der Transaktion festhalten und die einzelnen geänderten B-Objekte in die Dokumentation stellen. Danach führen Sie die Bewertung der gelben Objekte durch und dokumentieren die Bewertungen. Sonderdinge wie bestimmte Inaktivierungen von Objekten, sollten Sie in einem eigenen Kapitel der Dokumentation erwähnen. Sie sollten alles dokumentieren und mit Bildern belegen, was Sie wie bewerten. Ggf. sollten Sie auch kurze Begründungen angeben. Z.B. „Inaktivierung S_GUI, weil mit anderer Rolle dem Benutzer zugeordnet wird.“

Letztlich sollten Sie die Rolle so dokumentieren, dass Sie und vor allem Ihre Kollegen jederzeit nachvollziehen können, welche Änderungen Sie wegen einer Entwicklung xy an der Rolle vorgenommen haben. Je besser Sie das tun, um so weniger werden Sie in der Zukunft zusätzliche Eruierungen durchführen müssen, um zu wissen, welche Auswirkungen diese Entwicklung auf  Ihre Rollen hatten.

Wie geschrieben, ist das Worddokument nur eine Idee! Andere praxiserprobte Dokumentationsmöglichkeiten finden Sie inklusive Vorlagen und weiterführenden recht unbekannten Tipps bei der Rollenentwicklung im eBook:Techniken im Berechtigungswesen“. Wenn Sie weitere Ideen der Gestaltung der Dokumentation haben, dann schreiben Sie mir doch.

Gruß

Bernd Klüppelberg

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