Rollendokumentation, ein oft vernachlässigtes Vorhaben – Teil 1

Rollendokumentation Teil 1

Hallo,
heute soll es um die Rollendokumentation gehen! Wie halten Sie es mit der Dokumentation einer Rolle?

Es gibt einen alten Wahlspruch: „Alles ist dokumentiert, findet man keine F1-Doku, dann schaut man in den Quellcode“. Sie werden mir recht geben, wenn ich sage, das genau nach diesem Grundsatz viele Rollen dokumentiert sind.

Eine Rolle wird erstellt. Sie wird mehrmals geändert und transportiert. Warum, nun eine Änderung gemacht wurde, warum ein bestimmtes Objekt so und nicht anders bewertet wurde, ist nach einiger Zeit nicht mehr nach zu vollziehen.

Vielleicht wissen Sie als Rollenadministrator noch, warum diese Bewertung so gemacht wurde, aber andere? Ihre Urlaubsvertretung, Ihre Kollegen? Diese müssen dann nachfragen, und das Rätselraten beginnt.

Zugegeben, das System lässt wenig Platz für eine nachvollziehbare Dokumentation, denn der Bereich der Rollenbeschreibung in der PFCG ist nicht unbedingt der optimale Platz für die Doku! Was aber kann man tun, um auch noch nach einigen Monaten oder Jahren herauszubekommen, warum eine Objektbewertung gemacht wurde?

Oftmals finden Sie in der PFCG nur einen Zeitstempel, der aussagt, dass die Rolle zu einem bestimmten Datum geändert wurde. Mehr aber meist nicht.

Oft finden Sie in der PFCG-Beschreibung seitenlange Einträge, die unformatiert einiges über die Rolle aussagen, doch wer liest diese Dokumentation, wer erhält sie am Leben?

Wünschenswert wären doch Versionen von Rollen, die die Änderungen dokumentieren und begründen. Nun lässt das System aber keine Rollenversionen zu, wie das bspw. bei Reports der Fall ist. Also muss man sich selbst etwas ausdenken.

Was sollte eine derartige Dokumentation enthalten?

  1. Der „Sinn“ der Rolle: Was beinhaltet sie, für wen ist sie gedacht?
  2. Die Historie der Rolle: Was wurde wegen was geändert (Problemtickets, Fehler etc.)
  3. Wer hat die Änderungen gemacht
  4. Welche Transaktionen besitzt die Rolle
  5. Welche Organisationsebenenbewertungen hat die Rolle
  6. Welche Objekte wurden wie bewertet und warum.
  7. Sonderausprägungen der Rollen

Bei so vielen Informationen reicht der kleine editierbare Bereich der PFCG-Beschreibung bei Weitem nicht aus, da werden Sie mir Recht geben! Was kann man also tun?

Mein Vorschlag, auf den ich im Weiteren eingehen möchte, ist der einer eigenen Datei für die Rollendokumentation. Lassen Sie mich eine Dokumentationsmöglichkeit entwickeln, mit der Sie arbeiten können.

Klar Dokumentation hält auf, ist unbeliebt, um nicht zu sagen: Ist lästig!

Doch bedenken Sie, dass die Revision und/oder die Wirtschaftsprüfer von Ihnen verlangen, Rollen zu dokumentieren und 10 Jahre aufzuheben. Manche gehen sogar soweit, dass Sie fordern, die Historie einer Rolle aufzeigen zu können. Vor allem aber mit der Dokumentation zu begründen, warum es diese Rolle gibt, für wen sie ist, und warum Änderungen an ihr gemacht wurden.

Sie können nicht alle Begründungen in Ihr Rollenkonzept schreiben. Das Rollenkonzept stellt ja eigentlich nur einen Rahmen dar, wie die Rollen aufgebaut sind, und welche Dinge generell für sie gelten. Die Ausprägung der Rolle selbst, können Sie aus Übersichtlichkeitsgründen nicht in das Konzept mit aufnehmen.

Also bleibt nur die externe Dokumentation. Wie aber soll diese organisiert werden? Es gibt zwar auf dem Markt Rollendokumentations-Tools, diese sind aber meist mit Kosten, eigenen Systemen und Einarbeitungszeiten verbunden, die eine leichte Wiederfindbarkeit und Bedienung erschweren. Was gesucht wird, wäre eine einfache Grundlage der Dokumentation.

Sie alle werden in Ihrer Unternehmung interne nur bestimmten Personen zugängliche Laufwerke im Netz haben. M.E. ist das genau der Platz, um eine Dokumentation einer Rolle zu speichern, die es leicht macht, wieder gefunden zu werden.

Das Mittel dazu ist ganz simpel Word und ein Screen-Printer-Programm wie z.B. SnagIt oder ein kostenlose Programm wie printScreen44. Man erspart sich dabei die Schulungskosten in andere Systeme und hat viel mehr Freiheitsgrade.

Es genügt schon ein Verzeichnis auf einem Laufwerk zu haben, wo man die Dokumente ablegen kann. Ein solches Verzeichnis könnte den Rollennamen als Unterverzeichnis haben. Innerhalb der Unterverzeichnisse stehen die einzelnen Versionen der Rollendokumentation als Worddateien.

Lassen Sie mich in den nächsten Artikeln auf eine derartig  leichte Dokumentationsmöglichkeit eingehen. Diese soll nur ein Vorschlag – eine Möglichkeit – aufzeigen. Das Umfeld ist sicherlich vielschichtig. Deshalb bin ich anderen Organisationsformen bzgl. der Rollendokumentation nie verschlossen, und halte meinen Vorschlag nicht als allein gültig.

Wenn Sie andere Organisationsformen besitzen, dann zögern Sie bitte nicht, mir diese zu schreiben.

Viele Grüße

Bernd Klüppelberg

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